ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству совета судей Ленинградской области

Утверждена

решением совета судей

Ленинградкой области

от 21 сентября 2015 года

                 (протокол №___)

 

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству совета судей Ленинградской области

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству совета судей Ленинградской области (далее - инструкция) разработана с учетом ГОСТ  Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления «Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления»; Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Инструкции по делопроизводству в Управлении Судебного департамента в Ленинградской области, в соответствии с требованиями Федерального закона от 14 марта 2002 года № 30-ФЗ «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации», в целях совершенствования документооборота совета судей Ленинградской области (далее - совет судей), управления и повышения эффективности указанной деятельности путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция устанавливает единые требования к организации работы со служебными документами в совете судей, оптимальный порядок их подготовки, оформления, регистрации, учета и контроля исполнения.

1.3. Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера.

1.4. Общие руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, правил их подготовки и оформления, контроль за соблюдением требований настоящей инструкции в совете судей возлагается на председателя совета судей.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документооборота совета судей осуществляется секретарем совета судей под руководством председателя совета судей.

1.6. Ответственность за ведение делопроизводства в совете судей несет секретарь совета судей.

1.7. Обязанности секретаря по ведению делопроизводства в совете судей:

получение поступившей корреспонденции, ее регистрация;

передача документов на рассмотрение председателя совета, его заместителя, членам совета;

исполнение отдельных видов документов после получения резолюции председателя;

регистрация документов, исходящих из совета, проверка правильности их оформления, отправка;

контроль за прохождением документов в аппарате коллегии и сроками их исполнения;

составление номенклатуры дел в совете на основе предложений председателя совета, его заместителя, формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

прием и передача служебной информации посредством факсимильной связи;

иные обязанности,предусмотренные настоящей инструкцией.

1.8. Передача служебной информации средствам массовой информации осуществляется секретарем совета судей по поручению председателя совета судей.

1.9. Передача служебных документов, их копий, а также сведений, содержащихся в них, заместителям председателя совета судей, членам совета судей, а также руководителям и должностным лицам министерств, ведомств и организаций, гражданам осуществляется в установленном порядке (официальным письмом или иным способом) по поручению председателя совета судей. Копии решений (постановлений) и иных актов, принимаемых советом судей в рамках своих полномочий, передаются сторонним организациям только по поручению председателя совета судей или лица, исполняющего его обязанности в период временного отсутствия.

II. Документация совета судей

2.1. Состав документации совета судей определяется полномочиями совета судей, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между советом судей и иными органами судейского сообщества в Российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти, другими органами управления и организациями.

2.2. Служебные документы в совете судей могут подготавливаться с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

2.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов TimesNewRoman размером 14 через 1-2 межстрочных интервала, а для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером 12.

2.3.1.Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

2.3.2. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы.

2.4.  Отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) разрешается писать от руки.

          Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги без бланка.

          Передача их внутри аппарата совета судей осуществляется через секретаря или иного работника, ответственного за делопроизводство.

III. Порядок организации документооборота в совете судей

3.1. Движение документов совета судей с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в совете судей, регламентируются настоящей инструкцией, положением о совете судей.

3.2. Обработка и регистрация входящих документов

3.2.1.Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в адрес совета судей, производятся секретарем совета судей.

3.2.2. Все официальные служебные документы, полученные от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче секретарю совета судей для регистрации.

3.2.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, отправляемые - в день подписания или утверждения.

3.2.4. После ознакомления с входящей корреспонденцией председатель совета судей дает поручение исполнителям, оформленное в виде резолюции. Подлежащий рассмотрению документ передается в соответствующую комиссию совета судей. При передаче документа внутри комиссии конкретному исполнителю резолюции председателя совета судей не требуется.

3.2.5.Рассмотренные председателем совета судей документы в течение дня возвращаются секретарю совета судей, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства. Ответственный исполнитель получает подлинник документа (который возвращается в совет судей после исполнения), остальным членам совета судей передаются его копии. Переадресация документов производится только лицом, давшим поручение.

3.2.6.Документы, поступившие в совет судей по каналам факсимильной связи, электронной почтой и телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются для рассмотрения председателю совета судей и на исполнение.

Телефонограммы, адресованные председателю совета судей, принимаются секретарем, ответственным за делопроизводство, а текст поступившей телефонограммы печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается для рассмотрения председателю совета судей.

3.3. Обработка и регистрация отправляемых документов

Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке в журнале исходящей корреспонденции, нумеруются по порядку в пределах календарного года. Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения должностных лиц и контроль за исполнением возлагается на секретаря совета судей. Отправление почтовой корреспонденции совета судей осуществляется секретарем совета судей.

3.4. Порядок работы со служебными документами

Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, Совета судей Российской Федерации, Президиума Совета судей Российской Федерации, поступившие в адрес совета судей, передаются для рассмотрения председателю совета судей, а затем секретарю совета судей для их систематизации.

Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей инструкцией несет секретарь совета судей.

3.5. Передача текстов служебных документов по каналам факсимильной связи, электронной почтой

3.5.1.Средства факсимильной связи, электронная почта предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов служебных документов членам совета судей, организациям, учреждениям (от организаций, учреждений).

            3.5.2. Прием и передача документов, подписанных председателем совета судей, его заместителем и членами совета судей, осуществляются секретарем совета судей. Принятый и подлежащий отправке по средствам факсимильной связи, электронной почте документ учитывается в порядке, предусмотренном настоящей инструкцией. Поступившие факсограммы, электронные письма передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

3.6. Работа исполнителей со служебными документами

3.6.1.Секретарь совета судей обеспечивает оперативное рассмотрение документов и доведение их до исполнителей.

3.6.2.Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) председателю совета судей, его заместителям и членам совета судей, подготовку к пересылке адресату.

Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, соисполнителей и др.). К ним в хронологическом порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ. На исходящем письме (подлиннике) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ.

3.6.3. На копии исходящего документа текст бланка не воспроизводится; на месте бланка проставляются дата подписания и регистрационный индекс.

3.7. Порядок подготовки и оформления служебных документов

            3.7.1. Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных реквизитов.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.

  3.7.2. Наименование совета на бланке указывается в точном соответствии с Федеральным законом от 14 марта 2002 года № 30-ФЗ «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации».

  3.7.3.   Справочные данные совета включают: почтовый адрес, номера телефонов и факсов. Справочные данные могут включать и другие сведения (номер электронной почты и адрес электронной страницы в Интернете).

  3.7.4.     Наименование вида документа (решение, постановление) должно соответствовать компетенции совета и содержанию документируемого управленческого действия. В письме наименование вида документа не ставится.

           3.7.5. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого советом судей – дата его принятия; для утверждаемого документа – дата его утверждения.

           Дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 5 мая 2001 года следует оформлять: 05.05.2001. В текстах нормативных, распорядительных, и финансовых документов даты рекомендуется писать словесно-цифровым способом: 5 мая 2001г.

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ изготавливается на бланке. В случае, если документ изготавливается не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

Документы вступают в силу с момента их подписания, утверждения, если в тексте распорядительного документа не предусмотрено иное.

Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

3.7.6. Регистрационный номер документа совета состоит из порядкового номера и даты. Например: 12 апреля 2015 года №243.

3.7.7. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

Наименование организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Министерство юстиции

Российской Федерации

 

Управление систематизации

законодательства

 

           Должность лица, которому адресуется документ, его фамилия указываются в дательном падеже, например:

 

                                     Совет судей

Российской Федерации

г. Москвы

Председателю совета

Д.А. Краснову

 

 

 

При адресовании документа руководителю организации ее название входит в наименование должности адресата, например:

 

Генеральному директору

объединения «Агропром»

И.И. Иванову

 

При адресовании документа нескольким организациям их названия указываются обобщенно, например:

 

Председателям совета судей

субъектов Российской Федерации

 

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

 

И.А. Петрову

Ул. Садовая, д. 5, кв. 15,

Санкт-Петербург, 197038

3.7.8.  Документы утверждаются советом и ее председателем.

Утверждение документа производится путем проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу текстового поля и оформляется следующим образом:

                                                                                     УТВЕРЖДЕНО

                       Решением Совета судей

Ленинградской области

                   от 17.10.2015г.

3.7.9. Отметку о наличии приложения к письму, названного в тексте, оформляют следующим образом:

                        Приложение : на 5 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте письма, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их номеруют, например:

                  Приложение: 1. Положение о совете судей Ленинградской области на 3 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки документов на 25 л. в 10 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

                        Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес. 

3.7.10. Документы, направляемые в соответствующие организации, должностным лицам, гражданам, подписываются председателем совета, а в его отсутствие – заместителем.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Председатель (заместитель председателя)

совета судей Ленинградской области                                      подпись              И.И.Иванов

 

Решения, заключения, протоколы заседания квалификационной коллегии судей подписываются председательствующим на заседании коллегии и секретарем коллегии, например:

Председательствующий                                подпись                              И.И.Иванов

 

Секретарь                                                        подпись                              К.К.Сидоров

 

3.7.11. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, фиксирующих факты.

Документы заверяют гербовой печатью совета.

При заверении документа оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Кроме гербовой печати на заверяемой копии документа проставляется штамп совета «КОПИЯ ВЕРНА» и личная подпись секретаря совета судей.

Копии решений и заключений совета, а также распоряжений председателя совета при направлении адресатам и в соответствующие органы также заверяются печатью совета.

3.8. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.8.1. В совете судей издаются и применяются следующие виды документов:

распорядительные документы (решения, постановления) совета судей;

заключения комиссий совета;

проекты решений (постановлений);

утверждаемые документы (инструкции, регламент, положения, правила, графики, повестки дня заседаний, программы проведения мероприятий и др.);

протоколы заседания;

служебные письма;

информационные и аналитические материалы (информационные бюллетени, справки, обзоры и др.) по вопросам, связанным с деятельностью совета судей;

материалы и ответы по поступившим в адрес совета судей обращениям органов судейского сообщества субъектов Российской Федерации, по жалобам и обращениям граждан и юридических лиц;

запросы;

ответы на  обращение граждан;

иные документы.

3.8.2. Решения (постановления) председателя совета судей, утверждаемые председателем совета судей документы, представляемые в органы государственной власти, в том числе служебные письма, направляемые в адрес указанных органов за подписью председателя совета судей, проходят обязательную редакционную обработку (соответствие текстов нормам русского языка) председателем совета судей.

3.9. Проекты решений (постановлений)

Проекты решений (постановлений) подготавливаются секретарем совета судей по поручению председателя совета судей, а в его отсутствие – заместителя председателя совета судей.

В случае одобрения соответствующими компетентными лицами проекта решения (постановления) при представлении их на подпись к ним прикладываются соответствующие материалы, послужившие основанием для их разработки и последующего принятия. Перечень материалов, прилагаемых к вышеуказанным документам, может быть определен решением (постановлением) совета судей, если иное не предусмотрено законом.

3.10. Положения, правила, инструкции

Положения, правила, инструкции - документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, обязательные для выполнения. Проекты указанных документов подготавливаются секретарем совета судей, а затем передаются председателю совета судей, совету судей для утверждения.

Положения, правила, инструкции могут применяться как самостоятельные акты, утверждаемые решением (постановлением) совета судей. В названии положения, правил, инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования документа. Наименование вида документа рекомендуется печатать прописными буквами.

Текст положения, правил, инструкции излагается в повествовательном стиле от третьего лица единственного или множественного числа с использованием слов: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

3.11. Протоколы

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, проводимых советом судей.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: дата, место; председатель или председательствующий; присутствующие члены совета судей; приглашенные лица.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов. Каждый вопрос нумеруется.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня; текст каждого раздела строится по схеме: слушали; выступили; постановили (решили).

Основное содержание докладов, выступлений, справок и особое мнение выступающего помещаются в тексте протокола или прилагаются к нему. В последнем случае указывается «текст прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Решением (постановлением) совета судей может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый советом судей, прилагается к протоколу.

Протокол заседания подписывается председательствующим и секретарем совета судей.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Выписки из соответствующих протоколов рассылаются для сведения лицам, ответственным за выполнение отдельных пунктов решения (постановления) совета судей.

3.12. Служебные письма

Служебные письма оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты: адресат, регистрационный номер и дату изготовления документа; ссылку на регистрационный номер и дату, текст; отметку о наличии приложения; подпись председателя совета судей; отметку об исполнителе документа.

Копия письма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 без текста бланка и заверяется подписью председателя совета судей. Регистрационный номер и дата на копии письма проставляются на месте текста бланка.

3.13. Контроль за исполнением служебных документов

Целью контроля за исполнением служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Методическое руководство по организации и ведению контроля за исполнением служебных документов осуществляется председателем совета судей.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным срокам.

Контроль за исполнением обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан и юридических лиц ведется секретарем совета судей.

Поручение считается выполненным лишь тогда, когда итоговый документ содержит обусловленную заданием информацию, в необходимых случаях - ссылки на действующие законы и другие нормативные акты, имеет предусмотренные правилами делопроизводства подпись, дату, номер, отметку о помещении его в наряд.

 

IV. Организация работы с документами в делопроизводстве

4.1. Номенклатура дел совета судей

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, журналов заводимых в совете, с указанным сроком их хранения, оформленные в установленном порядке.

В номенклатуру дел включается заголовки дел и журналов учета, в том числе и с пометкой «Для служебного пользования», отражающие все документируемые участки работы.

В номенклатуру дел не включается периодические издания.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 8 января 1998 г. № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Номенклатура дел совета судей на очередной календарный год составляется секретарем совета судей и утверждается на заседании совета судей (примерная номенклатура дел в приложении № 1).

4.2. Отбор документов и оформление их на уничтожение

4.2.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составления акта о выделении их к уничтожению (приложение №2) проводится после составления сводной описи дел постоянного хранения в этот же период.

4.2.2. Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к январю года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2007 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 года.

4.2.3. Дело может быть выделено к уничтожению только при условии, если сроки хранения истекли.

4.3. Порядок передачи документов на хранение в архив и их непосредственное хранение

4.3.1. С момента заведения и до передачи в архив органов судейского сообщества дела хранятся по месту их формирования – в аппарате совета судей. Секретарь совета судей несет ответственность за сохранность документов и дел.

4.3.2. Хранение документов и передача их на постоянный и временный срок хранения, имеющих практическое значение, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на хранение  в архив органов судейского сообщества осуществляется экспертной комиссией совета судей.

4.3.3. В архив органов судейского сообщества передаются дела постоянного, временного срока хранения. Их передача производится по описям.

            4.3.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в аппарате Совета судей и по истечении срока хранения подлежат уничтожению по актам в установленном законодательством Российской Федерации порядке. 

 

Приложение № 1

Номенклатура нарядов совета судей

  1. Журнал учета входящей корреспонденции.
  2. Журнал учета исходящей корреспонденции.
  3. Подлинники протоколов заседаний совета судей Ленинградской области.
  4.  Документы по взаимодействию совета судей Ленинградской области с квалификационной коллегией судей Ленинградской области.
  5. Документы по взаимодействию совета судей Ленинградкой области с Советом судей Российской Федерации.
  6.  Документы по обсуждаемым на заседаниях совета судей Ленинградской области вопросам.
  7.  Акты приема-передачи дел.

 

Приложение №2

 

ФОРМА АКТА

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 

Совет судей

в Ленинградской области

о вуничто

УТВЕРЖДАЮ

                  Ф.И.О. председателя Совета судей

                      в Ленинградской области

                  Подпись               инициалы, фамилия

                  Дата

                                                               АКТ

                                            ____________№_____

О выделении к уничтожению документов,

           не подлежащих хранению

 

На основании_____________________________________________________________________________ (названия и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ______________________________________________________________________________  (название фонда)

п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур) за годы

Индекс дела (тома, части) по номенк-латуре или № дела по описи

Кол-во дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню*

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого ______________________________________________________дел за ________________________ годы

                                                        (цифрами и прописью)

 

Описи дел постоянного хранения за___________ годы утверждены.

 

Наименование должности лица, проводившего

экспертизу ценности документов                                                             подпись                          инициалы, фамилия

 

Дата



Оцените эту публикацию:
Голосов: , Среднее:
Коментарии (0)
Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарии.